Automatización del proceso de administración de TIC en empresas micro, pequeñas y medianas de Colombia

Abstract

Las micro, pequeñas y medianas empresas en Colombia, llamadas Mipymes, han requerido apoyarse cada vez más en las tecnologías de la información y las comunicaciones para mantenerse competitivas en el mercado actual basado en una economía digital. A través de la experiencia de un proyecto de emprendimiento, se identificaron oportunidades y obstáculos en los procesos de digitalización de las Mipymes debido a sus características especiales relacionadas con limitaciones en sus habilidades tecnológicas, recursos financieros y enfoque operativo. Este trabajo pretende abordar la problemática en la gestión administrativa de las TIC, que ha sido evaluada con la revisión del estado del arte y validada con una Mipyme operativa por medio de entrevistas, revisiones y simulaciones del proceso. Se establecieron oportunidades y limitaciones en la gestión administrativa de las TIC por medio de herramientas de análisis de mejora continua como causa-efecto, pareto, matriz de priorización y metodología Lean. Se identificaron beneficios cualitativos y cuantitativos del proceso en la estrategia de la Mipyme, la definición de la visión y misión del proceso y su ubicación en el mapa de procesos. Se modeló el proceso AS-IS en BPMN y se realizó el análisis cualitativo y cuantitativo, identificando los cuellos de botella y las actividades que deben ser mejoradas o incorporadas. Los hallazgos determinaron la necesidad de optimizar el proceso, fortaleciendo habilidades y capacidades digitales basadas en su cultura operativa y facilitando métricas del rendimiento del proceso y de los recursos TIC. Con base en los análisis realizados y la retroalimentación de la Mipyme piloto, se realizó la optimización, diseño y automatización del proceso TO-BE de la gestión administrativa de TIC en el BPMS Bizagi. Se estableció el plan de implementación del proceso en BPM que dé continuidad en la mejora de los procesos de digitalización e impulse la implementación BPM de otros procesos claves del negocio.