Mejora de un Proceso de Administración de Inventarios de una Empresa Dedicada a la Custodia de Documentos Físicos

Abstract

La mejora continua de los procesos es una práctica que ha venido incrementando en los últimos años, principalmente en las empresas no vinculadas con la producción o manufactura, que es de dónde nace esta disciplina. En el presente documento se desarrolla una propuesta de mejora para la administración y control de los inventarios (cajas) de una empresa de gestión documental. Se planteó como objetivo principal modelar y analizar el proceso gestión de inventarios con miras a mejorar la administración y control de las cajas en almacenamiento; buscando, la automatización del proceso para evitar duplicidad de actividades, demoras para la emisión de informes y errores en la facturación del servicio. Para alcanzar el objetivo se modeló y analizó de forma cualitativa y cuantitativa el proceso gestión de inventario tal como se ejecuta actualmente (As Is). En dicho modelo se identificaron las actividades sin valor agregado, las demoras, los desperdicios y reprocesos. Estos hallazgos se eliminaron bajo los conceptos de la herramienta de mejora continua denominada Lean. Como resultado de las mejoras implementadas se propuso un proceso de gestión de inventarios más eficiente y alineado a la estrategia empresarial (To be). Como parte de las mejoras se incluyó la automatización en un BPMS de las solicitudes de retiro de cajas, las eliminaciones y el cálculo del inventario, los cuales se administraban de forma manual. Con la implementación del proceso To be la empresa logró mantener un canal de comunicación directo entre el responsable de ejecución del servicio y el cliente; incrementar la eficiencia del tiempo de ciclo del 37% al 81%; disminuir más del 50% el tiempo que se tomaba la emisión del reporte de facturación y mantener una sola fuente confiable de información para consultar el inventario de los clientes.