Sistema de Información para la Gestión Documental del Ejército Nacional de Colombia (SICODE)

Abstract

El actual documento contiene la memoria representativa del Trabajo Fin Master, tiene el objetivo de implementar un sistema de información para la gestión documental en una institución adscrita al Ministerio de Defensa Nacional de Colombia. Para la crear el sistema de información se utilizó la normatividad actual vigente como lo es la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015 (artículo 2.8.2.5.5), el Decreto 2106 2019 (artículo 16), la Directiva Presidencial 004 del 2012 y el reglamento interno RGE 4-0.1 Gestión documental para el Ejército Nacional de Colombia. Como metodología de trabajo se implementó el marco de trabajo Scrum y el desarrollo fue realizado por el personal militar para cumplir con la normatividad de austeridad del gasto, que recomienda realizar desarrollos de software internamente y no adquiridos por algún tipo de modelo de licenciamiento del mercado. El Ejército Nacional con el propósito de asegurar la eficiencia administrativa y dar cumplimiento a la directiva presidencial “Cero papel”, además de cumplir con la normatividad archivística vigente, ha identificado a través del proceso de gestión documental institucional, la necesidad de desarrollar un sistema de información que permita cubrir la insuficiencia que tiene la institución a nivel de gestión documental. El sistema propuesto tiene como objetivo reducir el tiempo y costo en el proceso de distribución de documentos en el Ejercito Nacional de Colombia; igualmente, permitirá a los usuarios el acceso a la información de una forma segura, organizada y oportuna, facilitando así el flujo documental institucional. Al finalizar el proceso de implementación, se realizó una evaluación heurística que tuvo como objetivo detectar problemas de usabilidad. Se realizó con diferentes tipos de usuarios mostrando como resultado que el 70,5% de los encuestados está de acuerdo o muy de acuerdo con que el sistema de información es usable.