Mejora de un Proceso de Administración de Inventarios de una Empresa Dedicada a la Custodia de Documentos Físicos - Cruz-Garzón, Ericka (My University, 2022)
La mejora continua de los procesos es una práctica que ha venido incrementando en los últimos años, principalmente en las empresas no vinculadas con la producción o manufactura, que es de dónde nace esta disciplina. En el presente documento se desarrolla una propuesta de mejora para la administración y control de los inventarios (cajas) de una empresa de gestión documental. Se planteó como objetivo principal modelar y analizar el proceso gestión de inventarios con miras a mejorar la administración y control de las cajas en almacenamiento; buscando, la automatización del proceso para evitar duplicidad de actividades, demoras para la emisión de informes y errores en la facturación del servicio. Para alcanzar el objetivo se modeló y analizó de forma cualitativa y cuantitativa el proceso gestión de inventario tal como se ejecuta actualmente (As Is). En dicho modelo se identificaron las actividades sin valor agregado, las demoras, los desperdicios y reprocesos. Estos hallazgos se eliminaron bajo los conceptos de la herramienta de mejora continua denominada Lean. Como resultado de las mejoras implementadas se propuso un proceso de gestión de inventarios más eficiente y alineado a la estrategia empresarial (To be). Como parte de las mejoras se incluyó la automatización en un BPMS de las solicitudes de retiro de cajas, las eliminaciones y el cálculo del inventario, los cuales se administraban de forma manual. Con la implementación del proceso To be la empresa logró mantener un canal de comunicación directo entre el responsable de ejecución del servicio y el cliente; incrementar la eficiencia del tiempo de ciclo del 37% al 81%; disminuir más del 50% el tiempo que se tomaba la emisión del reporte de facturación y mantener una sola fuente confiable de información para consultar el inventario de los clientes.
Continuous process improvement is a practice that has been increasing in recent years, mainly in companies not related to production or manufacturing, which is where this discipline was born. This document develops a proposal to improve the administration and control of inventories (boxes) of a document management company. The main objective was to model and analyze the inventory management process with a view to improving the administration and control of boxes in storage; seeking, the automation of the process to avoid duplication of activities, delays in the issuance of reports and errors in the billing of the service. To achieve the objective, the inventory management process as it is currently executed (As Is) was modeled and analyzed qualitatively and quantitatively. In this model, activities without added value, delays, waste and reprocessing were identified. These findings were eliminated under the concepts of the continuous improvement tool named Lean. As a result of the improvements implemented, a more efficient inventory management process aligned with the business strategy (To be) was proposed. As part of the improvements, automation was included in a BPMS of box withdrawal requests, eliminations and inventory calculation, which were managed manually . With the implementation of the To be process, the company was able to maintain a direct communication channel between the person responsible for executing the service and the client; increase cycle time efficiency from 37% to 81%; reduce more than 50% the time it took to issue the billing report and maintain a single reliable source of information to check customer inve.
Keywords: administración de inventarios; custodia de documentos físicos; gestión documental; mejora de procesos; BPM; inventory management; custody of physical documents; document management; process improvement; Máster Universitario en Gestión por Procesos para la Transformación Digital