Una de las principales necesidades de una Escuela de Arte es la de conseguir más visibilidad, para ello los eventos de diseño son un medio ideal ya que aportan vida y comunicación a la Escuela. La realización de estos eventos necesita la implicación de un gran número de personas que en muchos casos detraen de su tiempo libre. El objetivo de este estudio es desarrollar un prototipo de aplicación que facilite la organización del evento proporcionando una serie de herramientas que optimicen las tareas que tienen que realizar los organizadores. La metodología utilizada se basa en el diseño centrado en el usuario. Los resultados obtenidos ponen de manifiesto que una herramienta de gestión del flujo de trabajo unificada y realizada a medida para el caso de estudio, optimiza el trabajo realizado por los organizadores, favorece la comunicación y mejora la experiencia de usuario de los asistentes al evento.